Webshop profit, nem forgalom: miért a profitra fókuszálj a webáruházban (7 lépéses controlling-út)

Mi az a „forgalom" valójában? A webshop forgalom 3 jelentése

Van egy játék, amit gyakran eljátszom cégvezetőkkel: megkérdezem, hogy „figyelj, hogy megy a biznisz?" És rendre ugyanazt kapom: „Hú, fantasztikusan nőttünk, 30%-ot tavalyhoz képest." Mire én: oké, ezt értem, hogy 30%-kal többet dolgoztok — de hogy megy a biznisz?

Mert az én fejemben a webshop forgalom három dolgot jelent, és egyik sem az, amire büszkének kéne lenni önmagában. Ha minden nap a forgalomra koncentrálsz, és a fejedben az van, hogy „nőjön a forgalom", akkor a valóságban három csapdát építesz magadnak.

1. A forgalom = munka (a 30%-os növekedés csapdája)

Gondolj bele: minél nagyobb a forgalom, minél több a rendelés, annál több terméket kell összerakni, annál többet kell menni a beszállítókhoz, annál több árut kell összeszedni a raktáradból. Ez igazából csak munka, munka, munka.

Amikor valaki büszkén mondja, hogy „30%-kal nőttünk", a legtöbb esetben azt mondja, hogy 30%-kal többet dolgozott. Ezért a mai legfontosabb tippem: ha eredményes webáruházat akarsz, ne a forgalomra koncentrálj.

2. A forgalom = probléma (és a fix költség, ami tönkretesz)

A forgalom nem áll meg a munkánál. Ahogy egyre nagyobb a forgalom a cégedben, úgy nő a problémamennyiség is. Miért veszel fel új munkatársat? Mert több árut kell kiszolgálni. Miért költözöl nagyobb raktárba? Mert nem férsz el a megnövekedett készlettől. Egy idő után kell egy raktárvezető, aztán egy irodavezető — és mindegyik ember azért kell, mert nőtt a forgalom.

És itt jön a lényeg. Ha megnézed, hogy egy cég miért megy tönkre, amikor a forgalma csökkenni kezd: a legnyilvánvalóbb ok nem az, hogy csökken a forgalom. Hanem az, hogy nagyon-nagyon magas lett a fix költsége — mert előtte rengeteg volt a forgalom, amihez sok ember kellett. A forgalom egyenlő probléma, amit neked kell megoldani.

3. A forgalom = a növekedés gátja — miért a profit a valódi cél

A harmadik megállapításom a legkellemetlenebb: a forgalom a növekedés gátja. „Hogyhogy? Hát nem az a növekedés, hogy nő a forgalmunk?" Egyáltalán nem. Ha végiggondolod, mit akarsz a cégedtől, sok mindent akarsz — de egy dolgot biztosan: minél több pénzt keresni.

És minden olyan pénz, amit a céged felemészt a saját működésére, az a pénz, amit nem fogsz tudni hazavinni. Ha nagy a fix költséged, azt a pénzt nem fordítod a cég növekedésére, fejlesztésére. Vagyis a nagy webshop bevétel önmagában — a magas forgalom — rendkívül nagy akadálya az igazi, valós növekedésnek.

„Amire fókuszálsz, az javul" — nézd minden nap a webshop profitod, ne a forgalmad

„Oké, Feri, ha nem a forgalomra koncentrálok, akkor mi a fenére?" A válasz: a profitra. Hogy pontosan értsük, miről beszélek — felütöm a magyar értelmező kéziszótárt:

A profit a vállalkozás, befektetés vagy üzleti tevékenység bevétele és ráfordításai közötti pozitív különbözet; az a pénzösszeg, amely a költségek levonása után marad.

Ez az, amiért igazából dolgozni akarunk. És itt jön az egyik alapelvem: amire fókuszálsz, az javul. Mindenki a forgalomra fókuszál — minél nagyobb pörgés, minél nagyobb raktár, minél több munkatárs, minél nagyobb szervezet. De az én nézőpontom szerint a cél az, hogy a cég a lehető legstabilabban tudjon működni — méghozzá nélküled. Ehhez sok minden kell, de rengeteg profitra mindenképpen.

Szóval a legfontosabb üzenetem: minden nap nézd meg a forgalmad — ezzel semmi gond —, de minden nap nézd meg azt is, hogy ma mennyi profitot termelt a webáruházam. Erre hoztam neked 7 lépést. De előbb két alapfeltétel.

A 2 alapfeltétel: nincs feketézés + legyen jó könyvelőd

Két dolog van, ami nélkül az én nézőpontom szerint soha nem fogsz tudni kilépni a cégedből.

1. Nincs feketézés

Ez nyilvánvaló — senki nem csal adót, gondolom te sem. De néhány mondatot megér, hogy miért ne csináld. Nem azért, mert nem illik, és nem is csak azért, mert jogszerűtlen — hanem magad miatt. Ha zsebbe fizetsz béreket vagy saját magadnak, azt a pénzt a controlling rendszeredben nem fogod látni. És ha nincs valós kép, nem tudod, mennyi profitot termel a céged, nem látod, hol ömlik ki a pénz az ablakon — és a végén nem tudsz kilépni a cégből.

Önironikusan: bőven ötven fölött vagyok, úgyhogy talán már elmondhatom, hogy a 2000-es évek elején nálam is felmerültek ilyen ötletek. Ha ma visszamehetnék, egyetlen mondatot mondanék magamnak: ezt ne csináld.

2. Legyen egy egészen jó könyvelőd

Amikor elindulsz, logikusan nem tudod megfizetni a legjobb könyvelőket. De ne kövesd el azt a hibát, amit én is elkövettem annak idején: ne a legolcsóbb könyvelőt válaszd. Az olcsó könyvelő az első lépéseknél nem fog tudni segíteni, hogy merre haladjon a cég. Fontos: a céget nem szabad a könyvelési adatokból vezetni — de amíg nincs más, jobb, mint a semmi.

A 7 lépéses út a webshop controlling rendszerhez (0-tól a valós idejűig)

Emlékszel? Minden dolgot háromféleképpen lehet csinálni: sehogy, valahogy és kiválóan. Ha ma nem a profitra fókuszálsz, akkor most a „sehogy" kategóriában vagy. A cél, hogy átlépjünk a „valahogy"-ba — és onnan később a „kiválóan"-ba. Itt a webshop controlling rendszer 7 lépése.

0. szint — havi zárás

Innen kell elindulnod: legyenek havi zárásaid. A könyvelő nem fog ennek örülni, mert ezt általában évente egyszer csinálják. De a havi zárásból két dolog biztosan kiderül: mennyi volt az árréstömeged, és mennyi volt az igazi profitod. (Az árréstömeg = az eladási ár mínusz a beszerzési ár, forintban összegezve — vagyis nem százalék, hanem a ténylegesen „rajtad maradt" összeg.) Ha megkéred a könyvelőt, hogy a számlaosztályokat részletesen bontsa fel, akkor külön látod a Google Ads költésed, a Facebook költésed, a raktárkészlet fenntartását, a készlethiányt, a sérült és visszaárut. Egy-két óra beszélgetés a könyvelővel, és lesz egy 0. szintű controlling rendszered.

Csak ezt ne csináld túl sokáig — kicsit olyan, mint az autót a visszapillantóból vezetni, mert a könyvelés mindig egy-két hónappal le van maradva. De végtelenszer jobb, mint a semmi.

1. szint — egy alapszintű Google Sheet (napi árréstömeg)

A következő szint egy alapszintű tábla — és ha adhatok egy tippet, ez ne Excel legyen, hanem Google Sheet. A Google Sheetnek óriási előnye az úgynevezett API-csatlakozó: majdnem bármire rá lehet kötni, és közel valós időben érkeznek belé az adatok.

Nagyjából 1-2 óra fejlesztői munkával (kb. 30 000–40 000 Ft) összeköthető egy Shoprenter vagy Unas webáruházzal, és napi szinten mutatja a forgalmat, hogy milyen termékekből volt a fogyás, mennyi volt a havi bevétel, a visszaárukat, és hogy milyen áron adtad el a terméket. Ha van egy alapszintű raktárkészlet-nyilvántartásod, a Sheet összefűzi: milyen forgalmad volt, milyen áron vásároltad a terméket — és a nap végén már látod a napi árréstömeget.

De a munka itt nem ér véget. Kérdezd meg a könyvelőtől, mennyi a havi működési költséged: bérleti díjak (raktár, iroda), a munkatársak bére, a te béred, telefon, internet, és a banki költség. Erre figyelj külön: a legtöbb webáruház-tulajdonos azt mondja, „ó, az elhanyagolható, 0 Ft-os számlacsomagban vagyunk" — aztán amikor megnézzük a valós banki költséget, a fejükhöz kapnak. A bank úgy oldja meg, hogy a hónap végén a lehető legkevesebb figyelmed legyen rajta.

A költséget a legegyszerűbben úgy kezeld, hogy a havi fix költséget elosztod a hónap napjaival — nem munkanapokkal, hanem naptári napokkal. Ha mondjuk 5 millió Ft a havi fix költség, oszd el 30-cal, rakd rá minden napra, és vond le az aznapi árréstömegből. Csinálj belőle grafikont — és nagyon pontosan fogod látni, hol tart a céged. Ez kb. 4-5 munkaóra egy közepesen képzett fejlesztővel.

2. szint — alap ERP / vállalatirányítási rendszer

Az eggyel magasabb szint, amikor egy alap ERP (vállalatirányítási) rendszert veszel. A magyar piacon a Shoprenter és az Unas webáruházakhoz nagyon jó minőségű, alapszintű ERP-ket lehet vásárolni, jellemzően néhányszor 10 000 Ft-os havi nagyságrendben. Ezeknek sokszor automata telepítőjük van — néhány gombnyomás —, és az okosabbak visszamenőleg is megmutatják a fogyásod és az adott fogyáshoz tartozó árréstömeget.

Egy őszinte figyelmeztetés: amikor először bekapcsolod és korábban nem volt profi controlling rendszered, vegyél egy nagy levegőt. Egyszer ránézhetsz a múltra — de csak egyszer. Mert valószínűleg mellbevágó lesz, hogy „úristen, mit csináltunk eddig?". Ne foglalkozz vele: eddig „sehogy", most már „valahogy". Ha az ERP nem tud még mit kezdeni a költségeiddel, akkor csak átlagold a fix költséget, és rakd rá minden napra — de lásd, melyik napon termeltél profitot, és melyiken nem.

3. szint — fix költségek irtása (lásd a következő szekciót)

A 3. szint nem egy újabb szoftver, hanem egy gondolkodásmód — annyira fontos, hogy külön szekciót kapott lent. A lényeg: irtani kell a fix költségeket.

4. szint — valós idejű controlling (az 5 kérdés)

Ha már van alap ERP-d, szinte biztos, hogy be tudod csatornázni a saját fix és változó költségeidet is. Ha nem, akkor — ahogy sok helyen látom — az ERP-ből egy Google Sheetbe csatornázzák ki az adatokat. Egy helyre kell jönnie a bevételnek, a bevételhez kapcsolódó költségnek, a raktárkészlet-kimutatásnak és az összes többi fix és változó költségnek.

Ez lesz a valós idejű controlling rendszer. A végső célja, hogy megmutassa: aznap valójában mennyi volt a költséged, mennyi a bevételed, mennyi az árréstömeged, és a nap végén mennyi a profitod. Ne akarj rögtön 1.0-ás „csilivili" rendszert építeni — a legnagyobb hiba ez lenne. Csináld meg „valahogy", úgy, hogy 5 kérdésre választ adjon:

1. Mennyi a bevételem?
2. Mennyi ennek a (termékhez kapcsolódó) költsége?
3. Mennyi az árréstömeg?
4. Mennyi a működési költségünk (ami nem kapcsolódik a termékekhez)?
5. A nap végén mennyi a profit?

A megtervezése kb. 4-6 óra ötletelés, a megvalósítása kb. 4-10 óra fejlesztés. Cserébe minden nap látod a valós profitod.

Fix költség csökkentése: irtsd ki a fix költségeket, vidd át változóba

Visszatérünk a 3. szintre, mert ez a leglényegesebb gondolkodásmód. A fix költség a céged, a jövőd és a saját boldogságod legnagyobb ellensége. Miért?

Gondolj egy webáruházra, ami tönkrement. Elindult nulláról, nőtt a forgalma, nőtt a shop, aztán a forgalom csökkenni kezdett — és ahelyett, hogy a cég is visszacsökkent volna méretileg, tönkrement. Pedig egy-két évvel korábban a fele forgalomból még növekedni tudott. Mi a válasz? A fix költség.

A cégek soha nem azért mennek tönkre, mert csökken a forgalmuk. Nincs ilyen cég. Minden cég — webáruház vagy más vállalkozás — a fix költségbe megy tönkre. A forgalom növelésével nő a problémamennyiség, amit egyre több munkatárssal, nagyobb raktárral, több géppel kompenzálsz. Ezzel nő a fix költség. Amikor a forgalom visszaesik, a már felhalmozott fix költség túlmutat a tartalékon és az árréstömegen — és ha nincs controlling rendszer, a vége teljes összeomlás.

A megoldás: minden költséget, amit csak lehet, vigyél át a változó költségbe. Itt jönnek képbe a kiszervezett logisztikák — a fulfilment szolgáltatók. Sokan azt mondják, „én olcsóbban megoldom a saját raktáramban". Egyrészt ez gyakran nem is igaz, mert pár költséget nem számolnak oda. Másrészt, még ha csomagra vetítve drágább is, a fulfilment fantasztikus szabadságot ad: uborkaszezonban a költséged lecsökken vele együtt, karácsonykor pedig — amikor irgalmatlan a forgalom — nem omlik össze a saját logisztikád, hanem a szolgáltató magasabb költség mellett, de lekezel mindent.

Adótervezés: hogyan spórolj akár 400 000 Ft-ot havonta (alvállalkozó-példa)

Az 5. szint a kedvencem: az adótervezés. Ennek azért nincs helye hamarabb, mert amíg nincs controlling rendszered, addig nincs is mire adóterveznünk — nem látod a számaidat.

Egy fontos szabály: az adótervezésnél ne a könyvelőddel beszélj. A könyvelő adminisztrátor — leírja, ami a cégedben történik. Egy adószakértő viszont abban segít, hogy teljesen legálisan a lehető legalacsonyabb adót fizesd. Én az adószakértőmmel kb. kéthetente beszélek, olyan 30-50 percet — ő hoz nézőpontokat, én hozok ötleteket.

Egy konkrét példa abból, amit én is alkalmazok: a cégemben nincsenek alkalmazottak. Miért? Mert az alkalmazottnak iszonyatosan magas az adóterhe. Ha teljesen legálisan, a jogi keretek között meg tudod oldani, hogy ne alkalmazott, hanem alvállalkozó dolgozzon, akár 30-35% adóterhet megtakaríthatsz. Számoljuk ki:

• Vegyünk 5 alkalmazottat, fejenként mondjuk 600 000 Ft átlag bruttó bérrel → 3 millió Ft havi fix bérköltség.
• Ebből a munkatársak kb. 60%-ot kapnak meg → marad 40%, ami 1,2 millió Ft. Ezt nem a munkatársaknak, hanem az államnak fizeted.
• Ha teljesen legálisan alvállalkozói keretté szervezed át, ennek a 40%-nak kb. a 30%-a megtakarítható → nagyjából 400 000 Ft havonta.

És mielőtt azt mondod, „ez mit számít a havi 15 millió Ft-os forgalmamhoz képest?" — ott számít, hogy ez nem forgalom, hanem színtiszta profit. 400 000 Ft havonta, egyszeri végiggondolásból, az kerekítve évi 5 millió Ft, ami a cég zsebében marad. Ilyen beszélgetéseket folytatok kéthetente az adószakértővel — de az alapja mindig egy controlling rendszer, amiben látod a számaidat.

Mikor adj végre gázt? Csak ezután jöhet a forgalom

Hol tartunk? Van egy legalább alapszintű controlling rendszered, ami az 5 kérdésre válaszol (bevétel, termékköltség, árréstömeg, működési költség, napi profit). Emellett kéthetente fél órát szánsz egy adószakértőre az optimalizálásról. Csak ezt követően szabad gázt adni a webáruházban.

Mert amíg ezek az alapok nincsenek lefektetve, ha hirtelen beáramlik a sok ügyfél és nő a forgalmad, az egyetlen dolog történhet: belevarrod magad a cégedbe. Hiszen a forgalom = munka, a forgalom = probléma, és e hat alaplépés (a 0–5. szint) nélkül a forgalom önmagában a növekedés legnagyobb gátja. De ha ezt a hat szintet mellérakod, akkor jön a 6. szint: oké, na most már jöhet a forgalom — de csak ezt követően.

Miért? Mert a webshopot profitért csináljuk, és nem forgalomért.

A 3 közös tanulság

• A forgalom nem cél, hanem költség. Munka + probléma + a felhalmozódó fix költség, ami a növekedésed gátja.
• Amire fókuszálsz, az javul. Ha minden nap a napi profitot nézed (nem a forgalmat), a profit fog javulni.
• Először rendszer, aztán gáz. Sehogy → valahogy → kiválóan: előbb controlling + fix-költség-irtás + adótervezés, és csak a 7. lépésben a forgalom.

Gyakori kérdések