Profitért csináljuk a webshopot, nem forgalomért: az én 7 lépéses utam a napi profittermeléshez

A forgalom három valódi arca (és egyik sem a barátod)

Van egy játékom, amit rendszeresen eljátszok más cégvezetőkkel. Megkérdezem: „Figyelj, hogy megy a bolt?” A válasz szinte mindig ugyanaz: „Feri, fantasztikus volt a tavalyi év, 30%-ot nőttünk.” Én meg bólintok: „Oké, értem, hogy 30%-kal többet dolgoztok. De hogy megy a biznisz?”

Mert az én fejemben a webshop forgalom három dolgot jelent, és egyikre sem lehetünk önmagában büszkék. Ha minden reggel azzal a gondolattal kelsz, hogy „csak nőjön a forgalom”, valójában három csapdát ásol magadnak, amibe előbb-utóbb bele fogsz lépni.

1. A forgalom valójában csak munka (a 30%-os növekedés csapdája)

Gondolj csak bele. Minél nagyobb a forgalom, annál több a rendelés. Annál több terméket kell összerakni, annál többször kell a beszállítókhoz menni, annál többet kell rohangálni a raktárban. Ez a vége felé már csak munka, munka és még több munka.

Amikor valaki büszkén meséli, hogy „30 százalékkal nőttünk”, a legtöbbször valójában azt mondja, hogy 30 százalékkal többet gürcölt. Ezért a mai legfontosabb tanácsom: ha egy jól működő, stabil webáruházat akarsz, ne a forgalomra koncentrálj.

2. A forgalom egyenlő a problémával (és a fix költséggel, ami megfojt)

A munka itt nem áll meg. Ahogy a forgalom nő, úgy sokasodnak a problémák is, amik mind a te asztalodon landolnak. Miért veszel fel új kollégát? Mert több rendelést kell kiszolgálni. Miért költözöl nagyobb raktárba? Mert a megnőtt készlet már nem fér el. Hamarosan kell egy raktárvezető, aztán egy irodavezető is… és mindegyik ember azért kell, mert nőtt a forgalom.

És itt jön a lényeg. Ha megnézed, egy cég miért megy tönkre, amikor a forgalma csökkenni kezd, a legfőbb ok nem az, hogy kevesebb a bevétel. Hanem az, hogy időközben irdatlanul magas lett a fix költsége — mert a korábbi nagy forgalomhoz rengeteg embert és erőforrást kellett felvenni. A forgalom egyenlő a problémával, amit neked, cégvezetőnek kell megoldanod.

3. A forgalom a növekedésed gátja — és a profit az egyetlen valódi cél

A harmadik megállapításom a legkellemetlenebb, de a legfontosabb is: a forgalom a valódi növekedés gátja. „De Feri, hogyhogy? A növekedés nem az, hogy nő a forgalmunk?” Az én tapasztalatom szerint egyáltalán nem. Ha őszintén végiggondolod, mit akarsz a cégtől, valószínűleg egy dolog biztosan ott van a lista elején: minél több pénzt keresni vele.

És minden egyes forint, amit a cég a saját működésére emészt fel, az olyan pénz, amit nem tudsz hazavinni. Amit nem tudsz a családodra költeni. Ha magas a fix költséged, azt a pénzt nem a cég fejlesztésére, a valódi növekedésre fordítod. Vagyis a nagy webshop bevétel önmagában, a magas forgalommal, a legnagyobb akadálya lehet az igazi, profitábilis növekedésnek.

„Amire fókuszálsz, az javul” – Nézd a profitot, ne a forgalmat!

„Jó, Feri, de ha nem a forgalomra koncentrálok, akkor mire?” A válaszom egyszerű: a profitra. Hogy pontosan értsük, miről beszélek, nem kell szótárazni, elég józan paraszti ésszel gondolkodni.

A profit az a pénz, ami a zsebedben marad, miután minden költséget kifizettél. Ez az, amiért az egészet csinálod.

Ez az, amiért valójában dolgozunk. És itt jön az egyik legfontosabb alapelvem, amit a saját bőrömön tanultam meg: amire fókuszálsz, az javul. Majdnem mindenki a forgalomra fókuszál — nagyobb pörgés, csillogóbb raktár, több munkatárs, nagyobb szervezet. De az én célom már más. Az, hogy a cég a lehető legstabilabban működjön, méghozzá nélkülem. Ehhez pedig rengeteg profitra van szükség.

A legfontosabb üzenetem tehát ez: minden nap nézd meg a forgalmadat, ezzel nincs baj. De utána rögtön nézd meg azt is, hogy ma mennyi profitot termelt a webáruházam. Megmutatom, hogyan jutsz el idáig 7 lépésben. De előtte van két kőkemény alapfeltétel.

Két alapfeltétel, ami nélkül bele se kezdj

Két dolog van, ami nélkül az én világomban soha nem fogsz tudni hátrébb lépni a céged napi működésétől.

1. Nincs feketézés

Ez ma már talán egyértelmű, de engedj meg róla pár gondolatot. Nem azért, mert a NAV megbüntet, és nem is azért, mert „nem illik”. Hanem magad miatt. Abban a pillanatban, hogy zsebbe fizetsz bért vagy veszel ki pénzt, a controlling rendszered azonnal hazudni fog. Ha pedig hazudik a rendszer, sosem fogod megtudni, mennyi profitot termel a céged, és hol folyik el a pénz. A vége pedig az, hogy sosem tudsz kiszállni a mókuskerékből.

Bőven ötven fölött vagyok, talán már vállalhatom az öniróniát: a 2000-es évek elején, a saját webshopomnál nekem is voltak rossz ötleteim. Ha ma visszamehetnék, egyetlen dolgot mondanék a 30 évvel fiatalabb énemnek: ezt ne csináld.

2. Legyen egy jó könyvelőd

Amikor elindulsz, teljesen logikus, hogy nem tudod megfizetni a legjobb könyvelőt. De ne kövesd el azt a hibát, amit én is elkövettem: ne a legolcsóbbat válaszd. Az olcsó könyvelő nem fog tudni segíteni abban, hogy merre kormányozd a céged. Fontos: a céget nem a könyvelési adatokból kell vezetni, de amíg nincs más, sokkal jobb, mint a semmi.

Az én 7 lépéses utam a napi profithoz: a „sehogy”-tól a „kiválóan”-ig

Emlékszel a mondásra? Minden dolgot háromféleképpen lehet csinálni: sehogy, valahogy és kiválóan. Ha ma nem a profitra fókuszálsz, akkor a „sehogy” kategóriában vagy. A célom, hogy átsegítselek a „valahogy” állapotba, ahonnan már egyenes az út a „kiválóan” felé. Íme a webshop controlling 7 lépése.

0. szint – Havi zárás

Innen indulunk: legyenek havi zárásaid. A könyvelőd valószínűleg nem fog ennek tapsolni, mert általában évente egyszer csinálják. De ragaszkodj hozzá. A havi zárásból két dolog azonnal kiderül: mennyi volt az árréstömeged és mennyi volt a valós profitod. (Az árréstömeg az eladási és a beszerzési ár különbsége, forintban, az összes termékre. Nem százalék, hanem a kézzelfogható összeg, ami „rajtad maradt”.) Ha megkéred a könyvelőt, hogy bontsa fel részletesen a költségeket, külön látod majd a Google Ads költést, a Facebookot, a raktár költségét, a selejtet, a visszárut. Egy-két óra beszélgetés, és megvan a nulladik szintű controlling rendszered.

De ne ragadj le itt. Ez olyan, mintha a visszapillantó tükörből vezetnéd az autót, hiszen a könyvelés mindig le van maradva. De végtelenül jobb, mint a sötétben tapogatózás.

1. szint – Egy egyszerű Google Sheet (a napi árréstömegért)

A következő szint egy egyszerű táblázat. Ha adhatok egy tippet: ez ne Excel legyen, hanem Google Sheet. A Google Sheet óriási előnye az API: szinte bármivel össze lehet kötni, így az adatok közel valós időben frissülnek benne.

Nagyjából 1-2 óra fejlesztői munkával (kb. 30 000–40 000 Ft) egy Shoprenter vagy Unas webshop összeköthető vele. Látni fogod a napi forgalmat, a fogyott termékeket, a havi bevételt, a visszárut. Ha van egy alapszintű készletnyilvántartásod, a Sheet már ki is tudja számolni: mennyiért adtad el, mennyiért vetted – és a nap végén ott lesz előtted a napi árréstömeged.

Itt még nincs vége. Kérdezd meg a könyvelődtől a havi fix költségeidet: bérleti díj, bérek (a tiéd is!), telefon, internet, és a banki költség. Erre külön figyelj. A legtöbb tulajdonos legyint, hogy „ó, az semmi, 0 forintos a csomagom”. Aztán a hónap végén a valós költségeket látva a fejükhöz kapnak. A bank zseniálisan rejti el ezeket.

A legegyszerűbb, ha a havi fix költséget elosztod a hónap naptári napjaival. Ha 5 millió a fix költség, oszd el 30-cal, és ezt az összeget minden nap vond le az aznapi árréstömegből. Készíts belőle egy grafikont, és döbbenetesen élesen látni fogod, merre tart a céged. Ez körülbelül 4-5 óra munka egy közepesen képzett fejlesztővel.

2. szint – Egy alap ERP (vállalatirányítási rendszer)

Az eggyel komolyabb szint, amikor beszerzel egy alap ERP rendszert. A magyar piacon a Shoprenterhez és az Unashoz is kaphatók nagyon jó minőségű, belépő szintű ERP-k, jellemzően havi néhányszor 10 000 Ft-os nagyságrendben. Sokszor automata telepítőjük van, pár kattintással működnek, és az okosabbak visszamenőleg is megmutatják a fogyásodat és a hozzá tartozó árréstömeget.

Egy őszinte jótanács: mielőtt először bekapcsolod, vegyél egy nagy levegőt. Nézz rá a múltra, de csak egyszer. Valószínűleg mellbe vág majd a felismerés, hogy „úristen, mit csináltunk eddig?”. Ne ostorozd magad. Eddig „sehogy” csináltad, mostantól „valahogy”. Ha az ERP még nem kezeli a költségeidet, továbbra is oszd el a havi fixet a napok számával, de már látni fogod, melyik nap termeltél profitot és melyiken nem.

3. szint – A fix költségek kiirtása (erről mindjárt bővebben)

A harmadik szint nem egy újabb szoftver, hanem egy gondolkodásmód. Annyira fontos, hogy egy külön fejezetet szentelek neki lejjebb. A lényeg: a fix költségeket irtani kell, nem dédelgetni.

4. szint – Valós idejű controlling (az 5 legfontosabb kérdés)

Ha már van egy alap ERP-d, szinte biztos, hogy be tudod csatornázni a fix és változó költségeidet is. Ha mégsem, akkor – ahogy sok ügyfelemnél látom – az ERP adatait egy Google Sheetbe vezetik ki. Egy helyre kell befutnia a bevételnek, a termékek beszerzési árának, a készletadatoknak és az összes többi fix és változó költségnek.

Ez lesz a te valós idejű controlling rendszered. A végső célja, hogy megmutassa: az adott napon pontosan mennyi volt a költséged, a bevételed, az árréstömeged, és a nap végén a profitod. Ne akard rögtön a tökéletes, csilivili rendszert megépíteni. Elég, ha az első verzió öt kérdésre válaszol:

1. Mennyi volt a bevételem?
2. Mennyi volt az eladott termékek költsége?
3. Mennyi maradt rajta (árréstömeg)?
4. Mennyi volt az összes többi működési költségem?
5. Mennyi a tiszta profit a nap végén?

A rendszer megtervezése kb. 4-6 óra gondolkodás, a kivitelezése 4-10 óra fejlesztés. Cserébe minden egyes nap látni fogod a valós profitodat.

Fix költség csökkentése: a céged szabadságharca

Vissza a 3. szinthez, mert ez a legfontosabb gondolkodásbeli váltás. A fix költség a céged, a jövőd és a saját nyugalmad legnagyobb ellensége. Miért mondom ezt ilyen keményen?

Gondolj egy webáruházra, ami tönkrement. Elindult, nőtt a forgalma, virágzott a shop, aztán a forgalom valamiért csökkenni kezdett – és ahelyett, hogy a cég is visszazsugorodott volna, összeomlott. Pedig egy-két évvel korábban feleekkora forgalomból még vígan megélt. A válasz mindig a fix költség.

Cégek soha nem azért mennek tönkre, mert csökken a forgalmuk. Ilyen nincs. Minden vállalkozás, legyen az webshop vagy pékség, a fix költségébe megy tönkre. A forgalommal együtt nőnek a problémák, amiket egyre több emberrel, nagyobb raktárral, több géppel próbálsz megoldani. Ezzel megállíthatatlanul hízik a fix költség. Amikor a forgalom megzuhan, a felépített költséghegy maga alá temeti az árréstömeget – és ha nincs egy rendszered, ami azonnal jelez, a vége a teljes összeomlás.

A megoldás: minden költséget, amit csak lehet, tegyél át változó költségbe. Itt jönnek a képbe a fulfilment cégek, a kiszervezett logisztika. Tudom, mit gondolsz: „én olcsóbban megoldom a saját raktáramban”. Először is, ez gyakran nem igaz, mert a legtöbben kihagynak pár rejtett költséget a számításból. Másodszor, még ha csomagra vetítve drágább is egy kicsivel, a fulfilment fantasztikus szabadságot ad: amikor uborkaszezon van, a logisztikai költséged is lecsökken; karácsonykor pedig, amikor megőrülsz a pörgéstől, nem omlik össze a saját rendszered, hanem a szolgáltató magasabb díjért, de lekezel mindent.

Adótervezés: hogyan keress havi 400 000 Ft-ot egyetlen jó döntéssel

Az 5. szint a kedvencem: az adótervezés. Azért csak most, mert amíg nincs egy a napi adatokat mutató controlling rendszered, addig nincs is miről tervezni – hiszen nem látod a valós számaidat.

Egy fontos szabály: az adótervezésről ne a könyvelőddel beszélj. A könyvelő egy adminisztrátor, aki lekönyveli, ami a cégedben már megtörtént. Egy adószakértő viszont abban segít, hogy teljesen legálisan a lehető legkevesebb adót fizesd. Én az adószakértőmmel kéthetente beszélek 30-50 percet. Ő hozza a nézőpontokat, én meg az ötleteket a cégemből.

Egy konkrét példa, amit én is alkalmazok: a cégemben nincsenek alkalmazottak. Miért? Mert egy alkalmazottnak brutálisan magas az adóterhe. Ha a jogi kereteket betartva meg tudod oldani, hogy ne alkalmazott, hanem alvállalkozó dolgozzon neked, akár 30-35% adóterhet megspórolhatsz. Számoljunk egy kicsit:

• Vegyünk 5 alkalmazottat, fejenként 600 000 Ft átlagos bruttó bérrel. Ez neked 3 millió Ft havi fix bérköltség.
• Ebből a munkatársaid kb. 60%-ot kapnak kézhez. A maradék 40%, azaz 1,2 millió Ft, az államé.
• Ha ezt teljesen legálisan alvállalkozói struktúrába szervezed, ennek a 40%-os tehernek kb. a 30%-a megtakarítható. Az nagyjából 400 000 Ft havonta.

És mielőtt legyintenél, hogy „mit számít ez a havi 15 milliós forgalmamhoz képest?”, állj meg egy percre. Ez nem forgalom, hanem színtiszta profit. Havi 400 000 Ft, egyetlen jó döntésből. Az évente közel 5 millió forint, ami a céged zsebében marad. Ilyen beszélgetéseket folytatok kéthetente az adószakértőmmel – de mindennek az alapja egy controlling rendszer, amiben látom a valós számaimat.

Mikor adj végre gázt? Csak miután megépült a rendszer

Hol tartunk? Van egy legalább alapszintű controlling rendszered, ami válaszol az 5 kulcskérdésre (bevétel, termékköltség, árréstömeg, működési költség, napi profit). Emellett kéthetente szánsz fél órát az adóoptimalizálásra. Csak és kizárólag ezt követően szabad gázt adni a webáruházban.

Mert amíg ezek az alapok nincsenek lefektetve, és hirtelen beömlik a sok vevő, azzal csak egyetlen dolgot érsz el: még mélyebbre varrod magad a saját cégedbe. Hiszen a forgalom csak munka és probléma, és a stabil alapok nélkül a növekedésed legnagyobb gátja. De ha ezt a hat szintet megépítetted, akkor jöhet a 6. szint: oké, most már jöhet a forgalom. De csak most.

Miért? Mert a webshopot profitért csináljuk, nem forgalomért.

A 3 legfontosabb tanulság

• A forgalom nem cél, hanem költség. Csak több munkát, több problémát és olyan fix költséget szül, ami megfojtja a céged.
• Amire fókuszálsz, az javul. Ha minden nap a profitodat nézed a forgalom helyett, a profitod fog javulni.
• Először a rendszer, csak utána a gáz. Előbb építsd meg a napi profitot mutató rendszered, irtsd ki a fix költségeket, tervezd meg az adódat, és csak utána önts pénzt a forgalom növelésébe.

Gyakori kérdések